10 tips när du ska upphandla städning i Stockholm

Upphandla städning i Stockholm – här får du 10 tips på bra saker att tänka på.

Vi vet att det kan vara en svår uppgift att upphandla städning i Stockholm men med våra tips hoppas vi det blir lite lättare.

Det är mycket man vill få rätt, att personalen skall ha bra arbetsvillkor och att kvaliteten på städningen motsvarar ens förväntningar. Företaget man är på väg att göra affärer med ska vara en trygg affärspartner över tid och vara flexibel att följa med på den resa just ert företag har framför sig. Städbranschen är idag en djungel av både oseriösa och seriösa aktörer på marknaden, därför hoppas vi att dessa 10 tips till dig som ska  upphandla städning i Stockholm kommer att hjälpa er välja en seriös städleverantör som tar hand om sin personal och som levererar bra kvalitet samtidigt som ni kan ha en god och ömsesidigt fördelaktig affärsrelation till under många år. Det kanske är extra svårt i Stockholm då det finns tusentals företag som arbetar med just städning i Stockholm. Hur identifierar man en seriös städleverantör? Hur vet jag att leverantören har kapacitet att ta hand om just vårt uppdrag. Vilka är dom klassiska fallgroparna man ska undvika när man sitter och letar efter en ny städfirma?

Vi vill med vår erfarenhet av städbranschen försöka sprida lite ljus i vad man ska tänka på när man upphandlar städning i Stockholm.

1 – Ifrågasätt för låga priser

• Tänk på när du senast gjorde ett medvetet val för att påverka en situation till det bättre i ett köp. Brukar du välja ekologisk mat? Fairtrade odlade grönsaker? Rättvisemärkt kaffe? Frigående kyckling? Så varför ska vi då köpa den billigaste städningen som marknaden kan uppbringa där människor far illa bakom kulisserna?  Läs vårt inlägg om skatteverkets senaste rapport om skattefusk i städbranschen.
• Almega har satt ihop ett informationsdokument som behandlar ämnet och visar vad arbetskraftskostnaden per timme utifrån gällande kollektivavtal är samt utifrån kända fasta kostnader i branschen räknat fram vad en städtimme borde kosta år 2015. Denna dokumentation är till för att belysa kostnaden för en städtimme Ladda ner Almegas kostnadsberäkning här i pdf format.
• Det är människor som ska utföra tjänsterna i era lokaler, säkerställ att dom har goda arbetsvillkor i er upphandling.

2 – Ta fram bra underlag

• Det behöver inte vara svårt att ta fram bra underlag när ni ska upphandla städning. Ett bra underlag hjälper era offertgivare att lämna så bra offerter till er som möjligt. Här är några saker ni bör förbereda inför upphandlingen.
  • Bjud in offertgivarna till en visning av era lokaler.
  • Hur stor är totalytan som ska städas?
  • Hur ser fördelningen av golvmaterial ut? textila golv, trägolv, plastgolv, stengolv?
  • Hur många anställda arbetar i lokalerna varje dag?
  • Hur många besökare rör sig i lokalerna varje dag?
  • Har ni ritningar över lokalerna så bifoga dessa i ert underlag.
  • Har ni önskemål om frekvenser, funktion, behovsanpassning, utförandetider? försöka formulera ner detta i ett så tydligt format som möjligt.

3 – Offertbilagor, vilka ska jag begära?

• Det finns några bilagor ni verkligen bör begära i er städupphandling som behandlar just seriositeten i bolaget. Skatteverkets SKV4820 här är viktigt att kontrollera så att företaget inte har skatteskulder. Registerutdrag från Skatteverket kan intyga att företaget är registrerat för F-skatt. Bolagsverkets registreringsbevis talar om vilka personer som sitter i styrelsen och att företaget är registrerat för den verksamhet man säger, Bolagsverket kan även delge upplysningar om personerna i styrelsen och om dom har blivit belagda med näringsförbud eller har tidigare konkurser bakom sig. Försäkringsbrev, står ni skyddade om leverantören skulle råka skada er verksamhet på något sätt? Hur stort belopp är man försäkrad för? Kreditintyg från www.uc.se läs gärna även om vad dom olika riskklasserna hos UC innebär.
• Det finns många fler bilagor man skulle kunna begära men om du får med ovan bilagor så har du gott på fötterna för att identifiera en seriös offertgivare när ni upphandlar städning i Stockholm.

4 – Begär referenser och ring dom

• Allt för få inköpare kontaktar referenser idag. Det kanske råder tvivel i att man får en korrekt bild av leverantören eller att dom referenser man får har blivit kompenserade för att ge bästa svar på era frågor? Vi vill trots misstankarna belysa vikten av att begära referenser när ni upphandlar städning. Ring upp referenserna och ställ 3 korta frågor. 1: är ni totalt sett nöjda med er städleverantör? 2: skulle ni rekommendera er städleverantör till annan part? 3: om ni fick önska något av er leverantör vad skulle det vara? Med svar på dessa 3 frågor så vet ni förmodligen mer än ni visste innan, ihop med ett besök hos offertgivaren som jag skrev om här ovan så börjar ni närma er en riktigt god bild av det företag ni är på väg att göra affärer med.

5 – Utbildad personal

• Har offertgivaren en utbildningsplan för sin personal? Hur ofta ges utbildning, finns det utbildningskort för personalen? Vad har utbildningarna för innehåll? Utbildning är en dyr kostnad för städföretag då det ofta handlar om många människor som ska ta del av utbildningen. Det kan vara svårt att kontrollera att detta faktiskt utförs men att begära ut kopior på utbildningskort för säg 3 personer visar ändå mer än att inte göra det. Det pratas mycket om branschutbildningar SRY och PRYL med mera, bra kurser, men inget jag skulle sätta som krav på en offertgivare. Mångårig erfarenhet hos ett företag som vidareutbildar sin personal varje år är viktigare enligt mig.
• Städning är ett hantverk och duktig personal är A och O för att det ska bli rent i era lokaler. Att arbetsgivaren tar hand om sin personal är av stor vikt för att resultatet i era lokaler ska blir bra. läs gärna mer om varför Städsystem satsar stora resurser på sin personal varje år.

6 – Kollektivavtal

• Ställ krav på att personalen skall omfattas av kollektivavtal och kontrollera att det är så. Ni kan kräva att offertgivaren ska lämna in ett intyg från det fackförbund som personalen hos er ska omfattas av. Man kan även själv ringa kansliet på det berörda facket och ställa en kontrollfråga om offertgivaren har giltigt avtal.
• I städbranschen handlar det oftast om Fastighetsanställdas förbund, Kommunal eller Byggnads förbund
• På länkarna här ovan hittar ni kontaktuppgifter för att enkelt kontrollera om er offertgivare har giltigt kollektivavtal.

7 – Almega Serviceföretagen

• Almega är Sveriges ledande bransch och arbetsgivarorganisation för tjänsteföretag. Med 11 000 anslutna arbetsgivare som tillsammans anställer 500 000 medarbetare runt om i Sverige.
• Att bli medlem i Almega ställer väldigt få krav och man får använda Almegas logotyp. Men det är viktigt att skilja på att vara medlem i Almega och att vara auktoriserad serviceentreprenör.
• Som auktoriserad serviceentreprenör krävs det att man uppfyller samtliga auktorisationskriterier. Man granskas årligen och man kan tappa sin auktorisation om det visar sig att man inte sköter sig.
• Kontrollera om er offertgivare är auktoriserad serviceentreprenör, man får ett intyg som är lätt att bifoga anbudet, använd auktorisationskriterierna som vägvisare ni ska upphandla städning i Stockholm. Om ni vill vara på den säkra sidan så hör av er till Almega och fråga om just det företag ni funderar på att göra affärer med är auktoriserade eller medlemmar.

8 – ISO certifiering

• Man kan certifiera sig på olika områden i sin verksamhet till exempel ISO 9001 Kvalitet eller ISO 14001 Miljö. ISO har egen hemsida på engelska där man kan fördjupa sig i alla olika certifieringar som finns. Swedish Standards Institue skriver bra beskrivningar på Svenska läs här ISO9001 och här ISO14001.
• Att vara certifierad innebär att man hela tiden jobbar för att förbättra sin verksamhet, man sätter upp mål och skapar vägar för att nå målen. Systemet ska genomsyra hela verksamheten och samtlig personal ska vara införstådd med vilka mål företaget arbetar mot och hur man ska uppnå dom.
• Som certifierat företag så granskas man noggrant av ett externt certifierings företag, exempelvis av Bureau Veritas. Dom kommer ut och går på plats igenom vårt arbete och synar företaget i sömmarna för att ta redan på om man uppfyller certifieringskraven.
• Att i sin städupphandling ställa krav på ISO certifiering av antingen ISO9001 eller ISO14001 eller båda två är riktigt bra, det ställer stora krav på arbetsgivaren och garanterar att man arbetar seriöst med både miljö och kvalitet i sin verksamhet.

9 – Begär en offert

• När ni ska upphandla städning med ovan underlag och kunskap samt tips så begär ni en offert av städföretaget. Sätt inte ihop en egen mall där alla fyller i sina uppgifter. Det blir väldigt svårt att skilja offertgivarna åt om det bara är siffror i en tabell. Begär en offert och ta del av det företagets sätt att formulera en offert, detta är en viktig del i hela processen att hitta en seriös aktör. Det blir också tydligt om offertgivaren har förstått dom unika utmaningar just ert uppdrag innebär när offertgivaren får uttrycka sig med egna ord. Så begär en offert och låt företaget sätta ihop den själv, då har ni en ännu bättre bild av det företag ni är på väg att göra affärer med.

 10 – Boka offertpresentation hos offertgivaren

• Ni vet hur era egna lokaler ser ut, att boka in offertpresentationen hos offertgivaren är ett bra sätt att få träffa företaget man är på väg att göra affärer med och se om man lever som man lär. Det är ett ypperligt tillfälle att som inköpare bilda sig en bättre uppfattning om företaget man är på väg att göra affärer med. Det är ett bra komplement till att göra en kreditkoll på allabolag.se.

Om ni tar med er ovan punkter i ert arbete att upphandla städning i Stockholm så kommer ni att ha bättre förutsättningar för att hitta en bra städleverantör och minskar risken att anlita ett oseriöst företag. Vi kan inte garantera att ni kommer bli nöjda med den ni väljer, men ni kommer vara bättre förberedda och ha goda förutsättningar för att lyckas när ni ska upphandla städning i Stockholm. Vill ni vara helt säkra på er sak så får ni gärna begära en offert även utav oss på Stockholms Städsystem AB, vi hade 100 % nöjda kunder i vår kundenkät och 100 % nöjd personal i vår personalenkät hösten 2015 och vår affärsidé lyder:

Vi ska vara Stockholms mest attraktiva städföretag för både kunder och personal.

Läs gärna mer om våra städtjänster här

Läs mer om våra miljövänliga rengöringsmedel med bioteknik här

Anlitar ni en städfirma med liknande värderingar som ni själva?