Upphandling av städning

Vägledning vid upphandling av städning

Vilken städfirma ska jag välja i min upphandling?

Beträffande det slutgiltiga valet av städfirma:

Som VD för Stockholms Städsystem arbetar jag intensivt för en vit och seriös städbransch och som en del av detta arbete har jag arbetat fram denna rådgivning.

Rådgivningen är tänkt att fungera som en helt fristående vägledning inför det slutgiltiga valet av städfirma vid upphandling av städning

Om man genomför en upphandling av städning och valet i slutfasen står mellan ett fåtal bolag så kan det vara av värde att genomföra nedan listade extra kontroller innan det slutgiltiga valet av städfirma fattas.

Syftet med den här vägledningen är att hjälpa upphandlare att undvika kontraktstecknande med ett oseriöst städbolag vilket kan få allvarliga konsekvenser på lång sikt.

Exempel på konsekvenser då ett oseriöst städbolag anlitas:

• Uteblivna skatteintäkter till staten
• Bristande trygghet för den som köper tjänsten
• Lokalvårdare som utnyttjas och arbetar under dåliga arbetsförhållanden
• Bristande kvalité på den upphandlade städningen

Läs även:

https://www.stadsystem.com/billig-stadning-ar-det-bra/

Antal städtimmar

När man gör en upphandling av städning är det viktigt att ta reda på hur många städtimmar städfirman beräknat sitt pris på.

Antalet städtimmar är starkt förknippat med den kvalité du kan förvänta dig. Det blir helt enkelt renare om man städar i 4 timmar än om man städar i 1 timme (förutsatt att man i bägge fallen har rätt utbildning och rätt utrustning/maskiner).

Givetvis ska man inte köpa flera timmar än vad som krävs för uppdraget men om t ex 3 av 4 städleverantörer offererat 20 tim/dag och den fjärde städleverantören offererat 10 tim/dag så är detta en stark varningsklocka för att du inte kommer att få en god kvalitet på utförd tjänst om du väljer den leverantör som offererat 10 tim/dag.

Det är tyvärr vanligt förekommande att städfirmor utan hänsyn till kvalitén sänker sitt pris genom att sänka antal städtimmar. Man lovar kunden att det ska fungera men oftast gör det inte det sen.

Därför är det klokt att jämföra offerterna sinsemellan vad gäller antal städtimmar så att man kan genomskåda sådant i förväg.

Timpris för städning

Ta reda på vilket timpris städfirman baserat sin offert på.

Om du har det totala priset per månad för städtimmarna separerat i offerten så kan du enkelt räkna ut timpriset för städtimarna genom följande exempel:

Pris per månad (25 200kr) delat på 21 dagar per månad (mån-fre varje dag) = så får du priset per dag. 

Ta sedan priset per dag och dela på antalet städtimmar per dag angivet i offerten. 

1200kr per dag delat på 4 städtimmar = 300kr/tim.  

Ett städföretag har inte bara kostnader för lön utan även för administration, arbetsledning, utbildning, marknadsföring, maskiner etc. precis som vilket företag som helst.

År 2016 då detta skrivs ligger timpriserna på städmarknaden runt 300 kr/tim (ibland lägre, ibland högre).

Ett väldigt lågt timpris för städning indikerar starkt att något är fel. Många gånger handlar det om att den som ska städa inte får en acceptabel lön för sitt arbete.

Vi har i massmedia läst en del senaste tiden om människor som städat för så lite som 11 kr/tim. Om du tycker att det är vedervärdigt och fel så säkerställ att det timpris du betalar för din städning är tillräckligt högt för att täcka alla kostnader ett vitt städföretag har.

Läs även :

https://www.stadsystem.com/vad-ska-ett-timpris-for-stadning-tacka/

Pris för golvvård

Kanske har du i samband med din upphandling av städning även begärt in priser på golvvård.

Allt för låga priser på extraarbeten såsom t ex golvvård är tyvärr vanligt förekommande. Det används många gånger för att manipulera utvärderingsmodeller och många anbudsgivare räknar kallt med att aldrig behöva leverera tjänsten till det offererade priset.

Det förekommer att golvvård offereras så lågt som 1 kr/kvm. Var vaksam på sådana priser och ifrågasätt dom kraftigt.

Personalkostnad i städföretag

Anlitande av underleverantörer i städbranschen är vanligt.

Det finns städfirmor som inte utför städningen i egen regi utan som anlitar underleverantörer till det utan att informera slutkunden. I dessa fall är det inte helt ovanligt att underleverantören i sin tur arbetar oseriöst eller anlitar ytterligare en underleverantör.

Ett tips för att undvika detta är att titta på personalkostnaden i förhållande till den totala omsättningen.

I ett seriöst städbolag som arbetar med egen anställd personal utgör personalkostnaden oftast minst 70-80% av omsättningen.

Ligger personalkostnaden lägre än så, kanske ända ner på 30 % så kan det indikera att något är fel. Det är inte olagligt att använda underleverantörer och även en underleverantör kan vara seriös men du som köpare bör få veta vilket bolag som ska få tillgång till dina lokaler och faktiskt utföra själva städningen ni köpt.

Vinst i ett städföretag

Det kan vara värt att titta lite extra på vinsten i städfirman du avser att eventuellt anlita.

Städbranschen är generellt sätt en lågmarginalbransch där vinsterna i dom allra mest prispressade områdena många gånger till och med ligger lägre än 5 %.

Vinster på t ex 20-30 % behöver inte indikera att något är fel men det är en stark varningsklocka som skulle kunna indikera att man har helt rent mjöl i påsen. Observera att vinstmarginalen för städföretag skiljer sig markant i olika delar av landet.

Lönebidrag i städföretag

Titta gärna i årsredovisningen efter olika former av lönebidrag i städföretaget eller fråga om företaget erhåller någon form av lönebidrag.

Det är inte olagligt att erhålla dessa bidrag, men vissa städbolag sätter i system att utnyttja dessa lönebidrag vilket innebär att du som köpare får oerfarna lokalvårdare som kommer att bytas ut så snart ”bidraget för denne upphör”.

Detta får negativa konsekvenser för städkvalitén och inte minst relationen mellan er och den ständigt nya personalen.

Om städföretaget avser att bemanna städningen hos dig med bidragsfinansierad personal så säkerställ i så fall att dessa bidragsanställningar leder till riktiga anställningar när bidraget tar slut så att du slipper få dina lokalvårdare utbytta en gång i halvåret. Det tar tid att lära sig att städa bra!

Skatter i städföretag

På allabolag.se kan du enkelt begära ut handlingar på bolaget. Skatteskulder, betalningsanmärkningar etc. sådana anmärkningar indikerar givetvis att allt inte står rätt till.

Arbetsgivaravgifter i städföretaget

På skatteverkets hemsida kan du beställa blankett 4820 på städfirman om du inte redan begärt in den i själva anbudsförfrågan.

Titta på den blanketten. Har du t ex ett städbolag med 10 anställda som inte har betalat in några (eller väldigt låga) arbetsgivaravgifter så står inte allt rätt till.

Analyser av städföretag från UC

Begär ett utdrag från UC.

Dom har nyligen satsat extra på sina analyser av just städföretag och kan bidra med god information om ett företags kreditvärdighet.

Referenser på städföretag från Fastighetsanställdas Förbund

Ta in kompletterande referenser på städbolaget från Fastighetsanställdas Förbund.

Dom har många gånger väldigt god insikt i om ett bolag varit föremål för misstanke om brott eller på annat sätt figurerat i negativa sammanhang såsom t ex uteblivna löneutbetalningar eller liknande.

Slutord

Jag vill avslutningsvis förtydliga att detta inte är en vägledning för själva upphandling av städning utan enbart en vägledning inför det slutgiltiga valet av städfirma i er upphandling.

Se det som den där extra kontrollen av diverse nyckeltal som säkerställer att städfirman du ska teckna kontrakt med är seriös.

Det finns många sådana kontroller man kan utföra men jag har enbart valt att lyfta fram ett fåtal av dom.

Sist men inte minst vill jag uppmuntra alla inköpare till att ställa sig frågan: Är detta rimligt?

Om magkänslan säger att något är fel, om svaren på ovan listade frågor antyder att något inte stämmer så var inte rädd för att titta lite djupare på det hela.

Om vi alla använder vårt sunda förnuft så kan vi tillsammans komma långt. Vi får aldrig glömma bort att det i slutändan handlar om människor som ska städa. Vi har alla ett gemensamt ansvar för att dom får göra det på rättvisa mänskliga villkor.

Ta även del av våra 10 tips kring själva upphandlingen av städning